法人用オンラインストレージの選び方丨セキュリティ対策・比較ポイントを解説｜トラムシステム
業務効率化やテレワーク対応が求められる日本企業で注目されているのが、インターネット上にデータを保存できるオンラインストレージサービスです。USBやCD-ROMといった記録媒体を使わずとも、気軽にデータ共有が行えます。
無料で利用できるサービスも存在しますがセキュリティや容量に不安があるため、法人向け有料サービスがおすすめです。本記事では、オンラインストレージの概要やサービスの選び方について詳しく解説します。
目次
オンラインストレージとは
サービスの提供者がクラウド上に設置したサーバーを利用し、ファイル保存や共有を行えるのがオンラインストレージです。クラウドストレージとも呼ばれています。
高額な物理サーバーを導入せずともデータ保存が可能となり、離れた拠点同士での共同作業も容易となるのが特徴です。
オンラインストレージのメリット
オンラインストレージを利用する上でのメリットは、4つ存在します。
メリット①コストの安さ
数十万円する物理サーバーが不要となり、安価な月額料金のみでデータ保存が可能となります。容量の拡張やオプションの追加も可能で、状況に応じた利用が可能です。管理要因も不要となり、大幅なコスト削減に繋がります。
メリット②複数人によるデータ共有が容易に
これまで利用されてきたUSB、CD-ROM、メール添付と比べ、大容量のデータ送信や複数拠点間での共有が容易です。自動的に更新やデータ同期が行われるため、リアルタイムでの閲覧や編集が行えます。アップロード、ダウンロード、送受信の手間を省き、大幅な時間短縮も可能です。
メリット③データを強固にバックアップ
クラウド上にデータが保存されているため、ハードディスク、パソコン、メモリが破損してもデータが消失しません。災害の際にもデータの復旧が迅速に行えるため、災害時の事業継続や早期復旧を目的とするBCP(事業継続計画)の策定にも役立ちます。法人向けサービスなら、アクセス制限やログ記録といったセキュリティも強固です。
メリット④複数のデバイスで同時作業が可能
オフィスでパソコンから、移動先でスマートフォンから、自宅でタブレットから、複数の端末でアクセスが可能です。テレワーク、フレックスタイム制度、在宅勤務など働く場所や時間に囚われない労働を導入しやすくなり、業務の効率化や評価の向上を獲得できます。
オンラインストレージの法人での利用シーン
オンラインストレージを企業に導入した際の利用シーンを見てみましょう。テレワークおよび在宅勤務制度を導入している企業では、オンラインストレージサービスが大活躍しているのが分かります。
自社での業務を思い浮かべながら、オンラインストレージサービスの活用方法を想像してみましょう。
社内でのファイル共有
A社の総務部ではExcelやWordを利用して業務を遂行していますが、テレワーク制度の導入に伴い、従来の方法ではデータ共有や大容量ファイルの受け渡しが困難になりました。
そこでオンラインストレージサービスを導入したところ、ドラッグ＆ドロップで簡単にファイル共有が可能となり、メールで送れない大容量ファイルの送受信もスムーズになりました。操作のしやすさにより、作業時間短縮やレスポンススピード向上も実現しています。
データのバックアップ
情報流出や災害に備えるBCPの観点からデータのバックアップを行っていたB社。ですが、作業にかなりの手間が掛かってしまう、ストレージ容量が足りないという問題を抱えていました。
オンラインストレージサービスの導入により、フォルダ内のデータが最新の状態で自動保存されるようになり、作業時間短縮や負担軽減を実現しています。また、格安で1TBクラスのストレージ容量を確保できるため、容量不足に悩まされることもありません。
過去資料の保管
普段利用しない過去資料が大量に紙や物理媒体に記録されているC社では、いざ必要となった時にアクセスしにくい、媒体の紛失や破損の恐れがあるといったリスクが存在していました。
そこで、資料を全てデータ化し、オンラインストレージに一括保存する方向に舵を切りました。サービスが終了しない限り半永久的に保存されるため、データが消失する可能性が大幅に減少しています。また、紙や物理媒体を購入する必要もなくなり、コスト削減も可能です。
社内外の関係者との共同作業
社内外の関係者と共同してのプロジェクトが多いD社でも、オンラインストレージの導入を始めました。
社外の人間をゲストとして招待し、場所や端末を選ばずアクセスさせながらデータの共有および編集が可能です。法人向けサービスならIDおよびアクセス権をきめ細かく管理できるため、情報流出の危険もありません。検索機能も充実しており、膨大な量のデータから必要なものを瞬時に探し出せます。
法人で無料のストレージサービスが使いづらい理由
オンラインストレージサービスに解説してきました。記事の冒頭で触れた通り、実際に企業で導入する際には、無料ではなく法人向けの有料サービスがおすすめです。
具体的な理由を3つ解説していきます。
①セキュリティ対策が甘い
アクセス制限やID付与といった、無関係な人間のアクセスや情報持ち出しを防ぐ機能が無料版では不足しています。情報漏洩や流出のリスクが常につきまとうため、機密情報が関わる業務では利用が困難です。
②自社のセキュリティポリシーに合致しない
無料な分細かい調整も難しいため、自社のセキュリティポリシーに合致しない可能性も高くなります。ただし、有料サービスでも実現できない場合が存在するため、場合によってはセキュリティポリシーの見直しも必要です。
③トラブル発生時の対応が不十分
万が一情報漏洩が発生しても、無料サービスの場合はサービス提供元の支援は不十分なものにならざるを得ません。問題が大きくなると、社会的信用の喪失や顧客の流出に繋がってしまいます。
無料のオンラインストレージを利用したい場合は？
デメリットを理解した上で無料のオンラインストレージサービスを利用する場合は、次のような方法があります。
①特定の人を指定して共有する
Googleドライブのような無料サービスの場合、共有設定画面で相手を指定して共有することができます。「閲覧のみ」「コメント可能」「編集可能」など細かい設定ができます。しかし、管理者機能がないため利用状況の把握やセキュリティ管理は難しくなります。社内のチームや小規模企業向けです。
②共有リンクを知らせて共有する
オンラインストレージ内に存在するデータのURLを相手に伝え、アクセスしてもらう方法です。誰でも閲覧や編集ができる共有リンク状態にしておけば、情報共有が可能となります。リンクを送るだけの簡単な手法ですが、リンクを知っていれば誰でも侵入できるので、機密情報の保管は厳禁です。大人数による情報シェアや社外の人間と共有したい場合におすすめとなります。
企業のストレージサービスの選ぶポイント
法人向けサービスと一言で言っても、現在は多種多様なサービスが常に提供されており、自社に適したものを選択するのは手間がかかります。選択する際のポイントを解説しますので、それをもとに最適なサービスを導入しましょう。
データ容量
データ容量が限られているサービスから無制限のサービスまで存在します。企業によって必要な容量は異なるため、一度計算してみるのがおすすめです。
ここで注意すべきなのがデータの形式です。PDFや写真ならさほど容量を圧迫しませんが、動画を多用する場合はみるみる容量を圧迫します。容量の増減が可能なサービスの場合、一度少ない容量でスタートし、状況に応じて調節を行いましょう。
対応機器
スマートフォン、タブレット、パソコンなどマルチデバイスに対応しているか、OSは古いバージョンでも動作するかといったポイントをチェックする必要があります。
法人向けサービスは基本マルチデバイス対応ですが、代わりに最新のOSを要求するケースが多いです。事前にOSの更新を行いましょう。
サポート体制
トラブルが発生した際のサポート体制も欠かさずチェックしましょう。メール、問い合わせフォーム、対面、電話などさまざまな手法がありますが、サービスに使い慣れていない場合は、対応が親切な対面および電話の利用がおすすめです。
無料プランの有無
無料プランがある場合は、事前に利用して使用感をチェックすることができます。実際に利用して分かる不満点や改善点もあるため、無料版は積極的に利用しましょう。気に入った場合は、そのまま有料プランに乗り換えられます。
セキュリティ
多くの企業で最も重要視されるのがセキュリティです。業務に関連するデータや機密情報をオンラインで管理する以上、2重3重の安全対策が求められます。
ただし、セキュリティを強化するほど金額も上昇するのは注意点です。クラウドサービスは設定の変更が容易なため、まずは通常プランから始め、状況に応じてセキュリティを強化することもできます。
【要件別】オンラインストレージのチェックポイント
最後に、オンラインストレージで実現した要件別のチェックポイント、要件を満たすために必要となる機能について解説します。選ぶポイントと合わせ、自社に導入するサービスの選定に役立ててください。
社外・指定端末以外からのアクセスを制限したい
社外のアクセスを制限したい場合はIPアドレス制限機能が必要となります。指定端末以外のアクセス制限には、端末の固有情報を利用したデバイス認証機能を利用しましょう。情報共有や共同作業の度合いに応じて設定するのがおすすめです。
利用者ごとに権限を分けたい
利用者に「閲覧のみ可能」「コメント可能」「編集まで可能」など複数の権限を付与できるアクセスコントロール機能が必要です。さらに細かく設定できるサービスでは「アップロードは許可するがダウンロードは許可しない」なども可能となります。
情報漏えいリスクをできるだけ抑えたい
クラウドサービスということもあり、多くの企業が力を入れています。サービスごとで特に差が生じやすいのはログイン時の認証強度です。
例えば、強固なサービスではワンタイムパスワード(一定時間ごとに更新されるパスワード)を含む2重認証が利用可能です。その他には通信網(インターネットではなく閉経網を利用する)、不正アクセスや脆弱性対策が存在します。
コンプライアンスを強化したい
企業コンプライアンスの強化には、アクセス状況を調査できるアクセスログや操作ログ機能が必要となります。不正を抑止しつつ、トラブル発生時の調査が容易です。
また、社員が指定していないサービスを利用してしまうシャドーITを防ぐため、システムの操作性や使いやすさにも気を配りましょう。
BCP対策を強化したい
災害時のデータ破損を防ぐため、データを保存するデータセンターを複数選択するディザスタリカバリー機能の導入がおすすめです。
ディザスタリカバリー機能は、主に次の2種類があります。
・同期式：データコピーを完了してからサーバーに完了報告を行う
・非同期式：データコピーを完了する前にサーバーに完了報告を行う
非同期式の場合は、復旧時に一部データが利用できないケースもあるため注意が必要です。
まとめ
オンラインストレージサービスの導入は、コスト削減、業務効率化、社外の関係者との共同作業のスムーズ化などさまざまな恩恵をもたらします。今回の記事で解説したチェックポイントをもとに、自社にとって最適なサービスを選択しましょう。
WRITER
トラムシステム（株）メディア編集担当 鈴木康人
広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画／運営と多岐に携わり、２０１７年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信／音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。
UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。
