オンプレ型Web会議のメリット・デメリットを解説｜トラムシステム

オンプレミスとは

オンプレミスとは、サーバーやソフトウェア、ネットワークなどの環境を全て自社運用することを意味します。元々何かを運用しようとすれば全てオンプレミスが当たり前だったのですが、クラウド型のサービスのように自社に設備を置かなくてもサービスが利用できるようになり、オンプレ型とクラウド型のサービスが区別されるようになりました。

クラウドサービスのようにパッケージ化されておらず、Web会議を利用するための全てを自社で構築する必要があります。

オンプレミスのメリット

オンプレミスでWeb会議を利用することで、どのようなメリットがあるのでしょうか。クラウドサービスが開始され、コストが掛からないことから自社運用よりもクラウドサービスという流れは確かにあるのですが、一方で自社運用することの利点が見直され始めています。自社運用のメリットについて説明します。

高いカスタマイズ性

カスタマイズに柔軟性があり、現場に合わせて最適な環境を作り上げることができます。ただし、カスタマイズをするためにはある程度の技術力が必要です。サービスによっては導入時にオーダーメイドで企業に最適な形で導入してくれるので、オンプレ型のWeb会議を使うのであれば導入決定前に利用したいサービスの担当者とよく話し合ってみましょう。

高いセキュリティレベル

自社運用の強みは、セキュリティのレベルが高いことです。VPN内にWeb会議のサーバーを設置することができる点が高いセキュリティを保持することができる理由で、クラウド型のサービスの場合はインターネットでの接続になるため、どうしても盗聴などの情報漏えいの不安がつきまといます。

もちろんクラウド型のWeb会議にもセキュリティレベルの高いサービスはありますが、セキュリティを第一に考えるのであればオンプレミスでWeb会議を運用するべきです。

利用料金

オンプレ型のWeb会議の場合、クラウドサービスと違ってサーバーやソフトウェアの現物があるため、設備の購入が可能です。もちろん月々支払のリース契約を選ぶこともできますが、設備を一括で購入してしまえば月々料金が掛からないので、利用年月が長くなればなるほどにリースよりもコスト面でお得になります。

今後Web会議は企業にとって必須のツールとなる可能性が高く、その意味ではあらかじめオンプレ型のWeb会議を導入しておくことは、先を見越した投資として悪いものではありません。

オンプレミスのデメリット

自社運用することで発生するデメリットはどのようなものがあるのでしょうか。デメリットがあるからこそオンプレ型のサービスよりもクラウド型サービスを利用する企業が増えてきたわけで、オンプレ型のWeb会議の導入を検討するのであれば、デメリットには必ず目を通しておきましょう。

初期コスト

クラウド型に比べ、購入するにせよリースにするにせよ、初期コストが割高になります。やはり実際に設備がある分だけオンプレ型の方が費用が掛かるのは仕方がありません。クラウド型の場合、デバイスにアプリをインストールしていくつか設定するだけで利用することができるので、やはり導入から利用までの間に掛かるコストの面で段違いの差があるのです。

長期的に運用していくならばオンプレ型の方が安くなるケースが多いのですが、初期コストは必ず掛かるものとして認識しておきましょう。

運用・保守コスト

設備の運用や保守・復旧のために技術力のある社員を据えるか、もしくは業者に運用費を支払いやってもらうかしなければWeb会議を継続して利用できません。企業によってはそもそも技術者がいない場合もありますし、運用を外部業者に任せた方がコストは掛からないかもしれませんが、通信障害が発生したときなどに柔軟に対応してもらえるかは業者によって異なります。

クラウド型のサービスならば障害発生時の復旧作業などもクラウドサーバー上でやってもらえるため、復旧を待ちさえすればよかったのですが、自社運用の場合は全て自社内で行わなければなりません。いざというときの対応は必ず事前に決めておきましょう。

維持費として保守のための費用が掛かってくるので、忘れないでください。保守費用は依頼しなければ掛かりませんが、その場合社内に技術に理解のある社員がいて、保守運用を任せられるレベルにあることが必須となります。

オンプレ型Web会議サービス

オンプレ型のWeb会議サービスについて説明します。最近ではクラウド型と併用で利用できるサービスもあるため、どのような形態でサービスを導入するかよく検討した上で利用しましょう。

Live On

Live Onは高機能なオンプレ型のWeb会議サービスで、自社専用システムとしてカスタマイズが可能なのでどのような企業でも導入しやすいです。自社のネットワークやデータセンターの中にLive Onのサーバーを構築できるため、セキュリティに関しても万全の態勢を敷くことができます。

サーバーソフトは100万円となり、クライアントソフトライセンスは1ライセンス78000円になります。決して安くはありません。ちなみにクラウド版もあり、料金は1ライセンスで初期費用が78000円、月額費用が3000円となっております。

オンプレ型の料金は設備費や設定費、カスタマイズ費は除いたものなので、実際の導入時には初期費用はもっと高額になります。またサーバーソフト及びクライアントソフトライセンスの20％が年間利用料として掛かってきます。

高額なのである程度規模の大きな企業でなければ導入は難しいかもしれませんが、音質や画質が圧倒的によく、メールや電話でのサポートも充実しているため、利用価値は高いです。

クラウド型のサービスであればお試しで14日間無料で利用できます。いきなりオンプレ型を導入することに抵抗があるならばまずはクラウド型のWeb会議を導入してみてはいかがでしょう。

FreshVoice

FreshVoiceは多拠点Web会議システムで、最大200拠点との接続が可能です。オンプレ型のWeb会議システムは官公庁や大学、病院などで導入されており、セキュリティの高さの信頼性が伺えます。サーバーに一切データを残さないなど、データに対する配慮が伺えるのが人気の秘けつです。

今のところ全画面で他拠点の接続を同時表示できるのはFreshVoiceだけで、地図機能により誰がどこにいるのかを瞬時に把握することができます。

Web会議の開催まで3クリックで可能なだけでなく、会議内容の録音や録画、データの共有も可能です。またいざというときのトラブルの際もサポートデスクが充実していて、相談にのってもらえます。

オンプレ型の場合料金を知るには資料の請求が必要になります。クラウド型であればさほど料金のは高くなく、初期費用は10万円、1拠点3000円からで利用することができます。無料トライアル期間もあるため、とりあえず使ってみるということが可能です。

MORAVideoConference

MORAVideoConferenceはサポートがしっかりとしていて、導入前に十分話し合うことで疑問点を解消した上でサービスを利用することができます。オンプレ型ならばインターネットの利用ができない場合でも利用することができたり、サーバーのロゴを変更するなどのカスタマイズができるなど利点がありますが、クラウド型サービスもあり、クラウド型でもオプションを追加することで機能を拡充させることができます。

オンプレ型の初期費用は107万8000円、年間保守費用は23万1200円掛かります。他にもサーバー代金などは別途掛かりますので、初期費用はどうしても高額になります。対してクラウド型の場合、ひとつのIDにつき初期費用78000円、月額費用3000円で利用できます。ただあくまで最低限の機能であって、セミナーモードやスケジュール機能などのオプションを追加する場合はそれぞれ初期費用が30万円掛かります。

クラウド型ならば1週間の無料トライアル期間が設定されており、気軽に試すことができます。サポートが充実していて、通信ログが残るなどセキュリティにも高い信頼性があるため、初めて使う企業でも導入しやすいです。

オンプレWeb会議システム検討のポイント

オンプレミスのWeb会議システムは自社運用が必須であることから、どうしても初期費用が高額になります。確かにオンプレ型の品質は高いのですが、費用が掛かってしまうので、初めてWeb会議システムを導入するのであれば、まずはクラウド型のサービスから試してみることをおすすめします。

クラウド型サービスならばトライアル期間が設定されているサービスも多いため、気軽に利用することができます。まず導入してみて、使えそうならば継続するということが可能なので、導入を検討している企業担当者様も導入を提案しやすいのではないでしょうか。

オンプレミスの方がセキュリティがしっかりとしていて、かつ設備が自社の資産になりますので、長期的にWeb会議システムを利用するのであればオンプレ型のWeb会議を利用するべきです。