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2020.11.10

業務効率化 / 働き方改革 / 中小企業 / ツール / 導入 /

【ブログ】働き方改革を始めよう④目的・目標の設定とアクションプラン|トラムシステム

2020年4月から中小企業でも本格適用される働き方改革の必要性を、中小企業を経営する50代の男性を主人公にブログ形式で語る連載記事第最終話です。今回は、自社オリジナルの働き方改革を考えるポイント、業務効率化に役立つITツールの使い方について解説します。ここまでの内容を踏まえ、働き方改革を自社の職場でも実行してみましょう。

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自社にとっての働き方改革とは

ここ数日間、他社の成功事例と失敗事例を研究し続けている。大企業だけでなく中小企業も働き方改革を成功させていると知り、だんだんと自社でやるべきことのイメージが湧いてきた。わが社でどのような働き方改革を行うか、実際に考えてみよう。

目的の明確化

まず必要なのが、働き方改革の目的を明確化することだ。ただ国の定める法令を遵守するだけでなく、現場にとってメリットのある改革でなければ取り組みは一向に進まないだろう。

わが社では、以下の目的で働き方改革を進めることとする。

1.残業時間の削減と有給休暇の取得推進によって、ワークライフバランスを実現する(削減された残業代は何らかの形で社員に還元する)

2.出産・育児や介護に関する会社の制度の充実、テレワークや時短勤務制度などの導入により、個別の事情に合わせて柔軟に、長く働ける会社にする(ついでに人材不足も解消させる)

3.ホワイトで働きやすい会社のイメージを作り、若い人材を獲得する

重要なのは、企業と社員が共に共存共栄できる体制だ。理念を全社員に浸透させ、お互いに協力し合えるようにしよう。

具体的な数値目標の設定

次は、具体的な数値目標の設定だ。社員がモチベーションを高めやすいよう、ワークライフバランスを意識した目標にしている。

1.月の平均残業時間を合計30時間(1.5時間/日)以内にする
2.繁忙期の月残業時間70時間超えの社員を前年比50%減にする
3.有給休暇の取得率50→80%にする

まずは業務の効率化を中心に進めていこう。その後テレワークや時短勤務なども導入し、介護や育児を抱えている社員も長期間活躍できるようにする。

これから実施予定の施策について

掲げた目的と目標を達成していくには、複数の施策を実行する必要がある。同時進行するのは負担が大きいので、1つずつ着実に実行していこう。

労働時間の見える化

まずは労働時間の見える化である。我が社の時間外労働や休日出勤は自己申告に頼る部分が大きく、具体的に社員が何時間残業しているか分かりにくい。社員の労働時間が分からない状態では、働き方改革を進めようにも進められないだろう。勤怠システムやタイムカードを刷新し、きちんと計測しよう。

有給休暇取得の奨励

有給休暇取得奨励も合わせて行う。取得率80%を達成した企業では、取得状況を壁に張り出すことによる見える化、時効消滅を防止するためのメール送信など工夫をしている。我が社でもやってみよう。

それ以外にも、以下の施策について社員に意見を聞いてみよう。

・企業一律の有給休暇
・有給の計画的付与
・チーム内の交代制で有給取得

業務に支障をきたさず、みんなが気持ちよく休める体制を作ることが重要だ。

業務効率化ツールの導入

生産性向上やコミュニケーションの活性化を目的とし、業務効率化ツールの導入も行う。まず導入を予定しているのは、以下の3種類だ。

・ビジネスチャット
メールや電話より気軽なコミュニケーションを実現するツールだ。在宅勤務中の社員とも気軽なコミュニケーションが取れる、情報共有を円滑化する、感謝や賞賛をメッセージカードで贈り現場の士気を上げるといった使い方ができる。

・タスク管理ツール
社員がバラバラの場所で働く状況でも業務を進められるよう、タスク進行状況の共有、管理を行うツールだ。全体の進捗を一目で確認し、管理工数削減や業務改善推進が可能になる。

・スケジュール管理ツール
タスクではなくスケジュールを管理するツールも存在する。これからの働き方は時間ではなく成果で評価する時代だ。社員それぞれのスケジュールを全員が確認できるようにし、各々がどのような形で業務に関わり成果をあげているかを一目瞭然とする。

クラウドPBXの導入

コミュニケーションの要となる電話設備の見直しも急務だ。様々なツールを検討した結果、クラウドPBXを導入することにする。

クラウドPBXは、転送や保留を司るPBX(電話交換機)の機能を、インターネットを通じて利用できるクラウドサービスだ。これまでビジネスフォン+PBX+配線が必要だった電話設備を、インターネット対応のIP電話のみで利用できる。また、各社員が保有しているスマートフォンにアプリをダウンロードし、内線端末としても活用可能だ。

クラウドPBXに乗り換えることで、以下の効果を期待できる。

・業務効率化
チャットやWeb会議システムなど複数のコミュニケーションツールを連携、管理するUC機能を利用できる。無駄な会議や打ち合わせの時間が減少し、業務効率化が可能だ。

・コミュニケーションの活性化
チャットを始めとする便利なツールを利用し、時間や場所を選ばないコミュニケーションを実現する。飲み会などを好まない若手社員とベテラン社員のコミュニケーションギャップも埋められる。

・多様な働き方の実現
在宅勤務やリモートワークの実現も、クラウドPBXが存在して初めて可能となる。離れた場所で勤務している社員同士の内線通話が無料、配線や機器設置がなく簡単に設定できるメリットが存在するからだ。社員の端末を業務利用するBYODも検討しよう。

・オフィス移転や拡張が柔軟に
従来のビジネスフォンとPBXは、オフィス移転やレイアウト変更のたびに配線や設置工事が必要だった。クラウドPBXは配線が不要で工事も短時間で終了するため、情勢の変化に応じた行動が迅速に行える。

現場意識の改革

最後に、現場意識の改革も進めていこう。
これまでは「残業するのが当たり前、連絡は口頭が基本」といった文化が存在していたが、今後はなくしていかなくてはならない。

また、急な改革で社員が不安になったり、不公平感を感じたりしないようにする必要がある。ITツールに慣れていない社員に対する説明会の実施は必要だろう。

有給取得、柔軟な働き方に対する理解も広げていく。改革の目的として設定した通り、働きやすい会社にすることが企業だけでなく、従業員にとってもメリットのあることを理解してもらおう。

さぁ、働き方改革を始めよう!

いよいよ働き方改革を本格的に始める準備が整った。これまでやってきたことは以下の4つ。

第1回 働き方改革関連法案設立の背景や守るべき基準の確認
第2回 現場の意見を聞き、中小企業が働き方改革を進める上でのポイントを調べる
第3回 他者の事例を学び、自社に応用できる部分がないか探る
第4回 自社で行う取り組みを決定し、働き方改革を推進する

ゴールイメージは明確に書き出せているので、今後は改善のための最優先事項絞り込み、助成金の活用、ITを活用した業務効率化などを進めよう。

働き方改革が成功したとき、わが社の環境はがらりと変わり、皆が自分らしく働ける職場となっているだろう。それが、日本全体の豊かさにも繋がるはずだ。一歩ずつ着実に改革を実行しよう!

*このブログはフィクションです。


WRITER

トラムシステム(株)メディア編集担当 鈴木康人

広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画/運営と多岐に携わり、2017年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信/音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。


UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。

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