ビジネスフォンの本体で、外線と内線などを繋ぐ小型の交換機のことを主装置と呼び、通話交換の役割や、電話帳の番号データ等も記憶します。
主装置内部にはCPUを始め回線系ユニットや機能ユニットが収容されており、外線や内線の数、求められる機能によってユニットの数や種類が異なります。

ビジネスフォンは電話機の他にこの主装置がないと使う事ができません。

主装置で各内線電話機を制御することによって、内線番号を押すとその内線番号を割り当てられた電話機を呼び出す事ができます。フロア内の離れたデスクの電話機の呼び出しや受付電話などは内線機能を使っています。

接続中の通話を保留にし、内線で呼び出した電話機へ転送することです。大企業だと受付が全ての電話対応をし、各担当者へ転送することがありますが、この機能を使っています。

家庭用と違い、複数の回線を接続しているビジネスフォンでは、誰かが通話している場合でも内線や外線を使用する事ができます。複数回線接続する事によって取引先と電話している時でも、顧客からの電話に出る事ができます。

いたずら電話や迷惑電話などを、電話番号を登録することで、登録以後交換機によって「お掛けになった電話番号はお客様のご希望によりおつなぎすることができません。」などの音声を再生し、着信させなくすることが可能です。

営業時間外やお昼休み、特別長期休暇などの間のみ自動で音声を再生し、要件がある人に音声を吹き込んでもらうことができます。この機能は電話機ボタンに割り付けて手動でON/OFF、再生／削除を切り替えることも可能です

通話中の音声を、備忘のため録音することが可能です。こちらも電話機ボタンに割り付けON/OFF、再生／削除を手動で行うことができます。
また、士業やコールセンターの方などすべての通話が重要な場合、常時録音をすることも可能ですし、通話時間を大量に保存しておきたい場合は外部録音装置と連携して保存／再生／検索／ダウンロード／削除などが行えます。

3人以上の別々の場所にいる人とビジネスフォンを起点に同時に電話することで電話会議することができます。
専用端末を用いて１拠点ごとに複数人参加させることも可能です。

通販や受注窓口を設けている企業では、電話応対中に通話内容により受注内容をメモしたり顧客データを調べたりするため両手を使えるようにする必要があります。多機能電話機にヘッドセットをつなぐことで受話器に触れることなく電話の応対が可能になります。

主装置につながっている電話機すべてに一斉に「〇〇さん、お電話です」とスピーカーから呼び出すことが可能です。また外部スピーカーと連携して「ピンポンパンポーン、〇〇さーん、□番にお電話でーす」など、呼び出すことができます。

通常のドアホン（インターホン）ですと、指定の呼び出し電話機一台のみしか呼び出せませんが、ビジネスフォンにつなげることで、どの電話機からでもドアホンの呼び出しに出ることが可能です。テレビドアホンにも対応しております。

ドアホン連携と同時に利用される場合が多いですが、施錠されているドアを電話機から解錠することが可能です。

最近の機種に限定されますが、スマホに専用アプリをインストールし内線として通話することが可能です。