新入社員が入社したり新しい部署を新設するなどした場合、社員のデスクが増えた分、新しい電話機が必要になります。
主装置には電話機接続台数の上限があり、それ以上の電話機を接続することは出来ません。

例えば、電話機を5台増設しようと思っても、主装置の空きが2つしかなかった場合、主装置のユニットを追加したり、主装置を交換する必要があります。

電話機は主装置に繋いだだけでは使えず、主装置に繋いで設定を入れて初めて使えるようになります。自分たちで追加しようとして、誤って配線を抜いてしまったり、間違った設定を入れてしまった場合、最悪復旧まで一切電話が受けられなくなる可能性もあります。
基本的に業者に依頼するようにしましょう。
また、主装置からデスクまでの配線工事も必要になってきますので、合わせて依頼するのが一般的です。