起業して間もない頃は、少人数での活動なので家庭用電話などで電話応対などの業務を行っていても特に問題はないと思われますが、会社が成長し、社員が増えると家庭用電話機では不便になってきます。
導入タイミング①
ビジネスフォンを導入する1つ目のタイミングは社員が5人を超えたらです。
メーカーによりますが、家庭用電話機のコードレス子機は4台までが限度で、親機を含めると5台までが家庭用電話機の限界です。
そういった理由で社員が5人を超えたらビジネスフォンを導入するタイミングでしょう。
導入タイミング②
2つ目のタイミングは、2人以上が同時に通話する必要が出たらです。
会社が成長し、会社の取引の幅が広がってくると問い合わせの数が増えたり、取引先との連絡も増えてきます。他の社員が電話を使っていて取引先と連絡ができない場合や、通話中が多いなどとお客さんから言われることも多くなってくるでしょう。
家庭用電話機は電話回線が1つしかなく、同時に喋れる人は1人となっています。
そんな時は複数回線を使用できるビジネスフォンの導入をおすすめします。
ビジネスフォンを導入する際に考えておくことは「事前打ち合わせ」にて詳しく説明しております。
導入する上で重要なこと
新規設置の際に重要なことは、なぜ導入を検討したのかをはっきりと業者と共有することです。
このなぜをより具体的に話しをできると良いです。例えば、この場所に机を新しく置いて新しい人がこの番号を使える様にしたい、など…です。
もう一点、２〜３年先を考えて拡張性を持たせるかどうかをしっかり検討しましょう。ビジネスフォンは安くない投資になります。今導入して業績好調で２〜３年後に接続台数の上限がなってしまいしぶしぶ新しいビジネスフォンに買い直すという事例は以外と多いものです。