case 導入事例

受付、担当者への引き継ぎ、折り返し ー 電話対応全般にかかるコストが課題だった

さっそくですが、「UNIVOICE」を導入された背景をお聞かせください。

電話対応にかかるコストを削減したい、というのがそもそもの背景です。
 
弊社が一般的な電話を使っていたころは、事務所にかかってくるすべての電話を、事務の社員がまとめて対応していました。一口に電話と言っても、その用件はさまざまです。商品の注文から技術的なお問い合わせまで、用件を詳しくお伺いしたうえで、必要の際は担当者に引き継ぐことになっていました。
 
しかし、このフローだとどうしても事務の負担が増えてしまう。電話対応だけで、事務が手一杯になってしまっていたんです。当然、電話の本数が増えれば対応しきれなくなる事態も考えられました。

電話を一旦受けてから折り返すケースなども頻繁にあったのでしょうか？

そうですね。例えば、技術的な問い合わせであれば技術担当が内容を確認して折り返していました。弊社にとってもお客様にとっても、二度手間になっていたように思います。そのため、業務の効率化とお客様の利便性を考えて、担当者とお客様がすぐに直接話せるシステムを作りたかった。
 
そこでクラウドPBXの導入を考え、比較・検討の後、コスト面でもっとも魅力的だったトラムシステムさんにお願いすることを決めたんです。

「UNIVOICE」の導入によって事務への負担が軽減。スケーラビリティにも満足

実際に「UNIVOICE」をお使いになった感想はいかがでしょうか。

事務の負担は大幅に軽減されましたね。また、「担当者がお客様と直接話せるシステム」という目標も実現できました。クラウドPBXに期待していたものを、期待していたとおりに提供してもらえたと思います。
 
それに加えて、これから事業を拡大したり支社などを増やしたりする際のインフラ整備も楽になったのでは……と考えています。電話に関しては、新しい回線（電話番号）を増やすだけで済みますから。新しい事務の社員に電話対応の業務内容を教えるのも、ずっと簡単になりました。

あとは“ここ”だけ。今後のさらなるサービス向上に期待したい

トラムシステムや「UNIVOICE」へのご要望などがあれば、ぜひお聞かせください。

トラムシステムさんや「UNIVOICE」のサービスそのもの、とは言い切れないのですが……。弊社のインターネット環境では、電話の通信が不安定になってしまうタイミングがあるんです。そこさえなんとかなれば、もう言うことはないですね。

通信に関する部分は、クラウドサービス全般の永遠の課題だと思います。「UNIVOICE」を今よりもご満足してお使いいただけるように、これからも尽力してまいります。

ありがとうございます。これからもよろしくお願いいたします。

本日は貴重なお時間をありがとうございました。