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2021.02.25

クラウドPBX / 導入 / 最短 / 納期 / 料金 /

クラウドPBXを最短1週間で導入する方法!必要な準備や費用も解説|トラムシステム

ビジネスフォンに代わる新たな通信手段として注目されているクラウドPBXですが、最短1週間で導入する方法があるのをご存知ですか?

短い期間と安価な費用で利用開始できるため、働き方改革やコロナウィルス対策もスムーズに進みます。本記事で概要を学び、クラウドPBXをスピード導入しましょう。

クラウドPBXとは

ビジネスフォン構築に必要だったPBX(構内交換機)をクラウド化し、インターネット回線による電話、通信を可能としたのがクラウドPBXです。従来のPBXに必要だった機器購入費、工事費を大幅にカットし、安価な基本料金で長期的に運用できます。

内線通話の無料化によるコストカットも実行できるなど、企業の通信システム全体の効率化が可能です。

一般的なクラウドPBXの導入方法

クラウドPBXの一般的な導入がどのように行われるか、図を見ながら確認してみましょう。大きく4つのフェーズに分類されます。

1.お客様の要望をヒアリングし、最適なプランを提案する(約1週間)
2.実際にシステムを受注し、現地調査を行う
3.インターネット回線と機器を手配する(約2~3週間)
4.システム準備を完了させたのち、開通納品作業を行う

短く見積もっても、約1ヵ月以上の納期になることが分かります。コロナウィルスや働き方改革をきっかけにテレワークを推進する場合など、もっとスムーズに導入したいという声もあるでしょう。

クラウドPBXを最短期間で導入する方法

「もっと迅速にクラウドPBXを導入したい」「最短納期が望ましい」という方は、弊社が提供する「UNIVOICE Essential」の導入がおすすめです。

サービスのパッケージ化やマニュアル化など「最短1週間で導入したい」という方のニーズに応じて開発された商品で、テレワークや在宅勤務を迅速に実施したい方にはぴったりのサービスとなっています。

UNIVOICE Essentialとは

UNIVOICE Essentialとは、個人事業主や中小企業の方をターゲットとしたクラウドPBXです。

提供する機能が通信機能に限定されている、サーバーやシステムは他の企業と共有するマルチテナント型となっているのが特徴で、安価かつ短納期で導入できます。他にも導入することで以下のメリットを獲得できます。

固定電話の廃止:端末をビジネスフォンからスマートフォン、ソフトフォンなどに変更してコスト削減が可能に
通話料の削減:離れた拠点同士や海外拠点との内線通話が無料となり、コスト削減を実現
コミュニケーションの活性化:デバイスの多様化で、離れた場所にいる社員とも円滑な意見交換が可能に

UNIVOICE Essentialなら最短1週間で導入できる理由

UNIVOICE Essentialが最短1週間で導入できる理由について解説します。

・商品のパッケージ化
「オフィスにかかってきた電話をスマートフォンで受けられる」という1点に焦点を絞り、商品をパッケージ化しています。他社のクラウドPBXがオーダーメイドスーツとするなら、UNIVOICE Essentialはニーズを想定して予め生産するスーツです。

・手順のマニュアル化
最短納期1週間を実現するため、機能を絞って構築手順の徹底したマニュアル化を行っています。ヒアリングやプラン提案の手間もかからないため、迅速な受注が可能です。

従来利用していた電話番号もMNP(携帯電話番号ポータビリティ)を利用して引き継げるため、新たに電話番号を設定する必要もありません。ただし、従来のアナログ回線を利用してインターネット通信を行うゲートウェイ機器は未対応なので注意してください。

こんな企業におすすめ

UNIVOICE Essentialは、以下のニーズを持つ方におすすめです。

・中小企業やフリーランス
利用するユーザーが少なく、クラウドPBXにさほど多くの機能を必要としないため、UNIVOICE Essentialの導入が最適です。

・クラウドPBXをお試しで利用したい企業
最低限の機能かつ低コストの本製品を導入し、クラウドPBXの使用感をチェックできます。大人数での利用や豊富なオプションを備えた姉妹製品UNIVOICEへの乗り換えも容易です。

電話による通信をメインとする企業や個人であれば、UNIVOICE Essentialをビジネスフォン+PBXの代替として導入できます。

導入・運用費用

最後に、UNIVOICE Essentialを導入したい際の導入、費用を見てみましょう。
人数や状況によって変動するので、詳しく計算したい方は一度お問い合わせください。

・導入費用

付加作業が存在しない場合、PBX設定、内線設定、外線設定込といったシステム設定費用が30,000円となります。電話機、スマートフォンの設定は1台当たり3,000円です。

つまり10人で利用するとシステム設定費用30,000円+電話機、スマートフォン設定費用3,000円×10で60,000円となります。

・運用費用

最低限の機能のみ搭載した「TEL」プランは1ユーザー当たり月額700円です。電話、メール、チャットを統合して利用できる「UC」プランは1ユーザー当たり月額1,200円となります。

電話機をレンタルする場合は、1台当たり月額1,000円が追加で必要です。

初期導入費用と月額利用料金 がさらに安価となるキャンペーンを実施している期間もあります。詳しくはお問い合わせください。

クラウドPBX導入時の社内準備とは

クラウドPBXを最短で導入するには、社内準備を行うことも重要です。社員がクラウドPBXの利用で混乱する可能性が低くなり、迅速にテレワークや働き方改革を実現できます。

UNIVOICE Essentialの導入と並行して実行しましょう。

BYOD(Bring Your Own Device)の準備

クラウドPBXの端末としておすすめなのが、社員のプライベート端末(携帯電話やスマートフォン)を業務で用いるBYOD(Bring Your Own Device)です。電話回線ではなくインターネットで繋がるクラウドPBXにより実現した手法で、以下のようなメリットが存在します。

コスト削減:新たに業務用端末を購入する必要がなくなり、機器購入費用を削減できます。

業務効率アップ:操作に慣れているプライベート端末を扱えるのは大きなメリットです。社内の着信を外出先からでも受けられるため、機会損失も減らせます。

ただし、情報漏洩や流出の危険性が高まる点には注意が必要です。導入する際はセキュリティ対策も合わせて行いましょう。

マニュアルの整備・説明会の実施

Google DriveやDropboxなど個人用クラウドサービスが普及している一方、従来のビジネスフォンに慣れている社員の中には、オフィス電話のクラウド化に反感を持つ人がいるかもしれません。

全社的な説明会やマニュアルの整備を実施し、トラブルなく新システムに慣れてもらえるよう尽力しましょう。特にITリテラシーが高いとは言えないシニア層に対する働きかけが重要です。

クラウドPBXでテレワーク・働き方改革を促進

クラウドPBXは、テレワークや働き方改革を促進する効果ももたらします。具体的な効果は以下の3点です。

・業務効率化
配線や機器が無くても通信が可能で、社員同士離れて勤務することが多いテレワークや在宅勤務従事者でもスムーズな情報共有が出来ます。

多様な働き方の実現
社員に時間や場所を限定せず働いてもらう働き方改革も、クラウドPBXあればこそです。副業や外部委託の方とも、BYODを利用して緊密に連携できます。

オフィス移転や規模変更がスムーズに
テレワークやサテライトオフィスの普及により、地価の低い土地へのオフィス移転を検討する企業も増加しています。クラウドPBXは物理機器が不要、オフィスを移転しても電話番号が変わらないという特徴があり、移転作業がスムーズに進みます。ユーザー数をブラウザから簡単に変更できるため、規模の拡大縮小にも柔軟に対応可能です。

まとめ

テレワークや働き方改革に必須のクラウドPBX。弊社のUNIVOICE Essentialなら最短1週間で導入できます。より機能が充実したUNIVOICEへの移行も可能なため、小規模企業やクラウドPBXをお試しで利用してみたい方にもおすすめです。

UNIVOICE Essentialを利用して、企業の通信システム刷新を成功させましょう。


WRITER

トラムシステム(株)メディア編集担当 鈴木康人

広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画/運営と多岐に携わり、2017年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信/音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。


UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。

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