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2022.01.08

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【2022年】オフィス電話の最新事情!固定電話がいらないクラウドPBXとは|トラムシステム

テレワークやフレックスタイム制などの柔軟な働き方が広がる中、場所や時間を問わない柔軟なコミュニケーションを実現する「クラウドPBX」に注目が集まっています。この記事では、最新のオフィスの電話事情や今クラウドPBXを導入するべき理由について解説します。

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最新のオフィスには固定電話がない?

これまでオフィスで当たり前に使用されてきた卓上型のビジネスフォン(固定電話機)やオンプレミス型のPBXは近年減ってきています。

その代わりに増えているのが、インターネット回線を使用したクラウドPBXとスマートフォンやPCなどのソフトフォンを使ったコミュニケーションです。これまでのビジネスフォンにはない様々なメリットにより、近年大企業から個人事業主まで需要が高まっています。

クラウドPBXで主装置(PBX)が不要に

これまでオフィスに設置されてきたPBXをクラウド(インターネット上のサーバー)に移したサービスが「クラウドPBX」です。PBX(Private Branch eXchange)とは、複数の電話回線(内線・外線)を制御するための機器で「構内交換機」とも呼ばれます。

クラウドPBXではオフィスに物理的な機器を設置する必要がないため、オフィスのレイアウト変更や移転も柔軟に行える、機器の経年劣化や破損の心配がないなどのメリットがあります。

システムのアップデートやセキュリティ対策などのメンテナンスもベンダーに任せられるため、運用にかかる人件費などのコストカット効果も。インターネットを通じて電話機能を利用する仕組みなので、自宅やホテルなどのWi-Fi環境を使えば、オフィスにいなくても内線・外線などの電話機能を使えます。

スマートフォンが業務用端末になる

クラウドPBXによってスマートフォンを業務に利用する企業も増えています。個人の端末を業務利用するBYOD(Bring Your Own Device)を導入すれば、会社端末の購入や設定などにかかるコストをカットすることができます。

従業員にとっても普段使い慣れているスマホを業務で利用できる点、会社用と個人用スマホの複数を持ち歩く必要がなくなる点は大きなメリットです。

チャット・ビデオ会議など新しいコミュニケーション手段の普及

ひと昔前まではメールや電話がコミュニケーションの主な手段でしたが、近年ではチャットやビデオ通話などコミュニケーションの種類は多様化しています。

チャットは電話と違いやり取りが文字として残る点や、メールよりも気軽に連絡できる点が特徴です。また、電話だと相手の迷惑にならないように朝早い時間や遅い時間は避ける必要があります。チャットは時間や相手の状況をあまり考慮せず、自分の都合のよいタイミングで連絡することが可能です。

電話やチャットなど音声や文字だけでは感情や情報を伝えづらい場合には、ビデオ会議やWeb会議を使うこともできます。実際に顔を見ながらやり取りができるので、対面でのコミュニケーションと同じレベルで情報共有ができます。

クラウドPBXで柔軟なコミュニケーションを実現

クラウドPBXは、テレワークなどの新しい働き方にあわせた柔軟なコミュニケーションの実現にも役立ちます。

クラウドPBXには電話、メール、チャットなどのコミュニケーションツールを統合したUC機能(Unified Communication)機能が搭載されています。従来のオンプレミス型ビジネスフォンにはないUC機能を活用することで、次のようなメリットが期待できるでしょう。

・コスト削減効果
メールやチャットなどのシステムを一元化できるため、専用ツールを個別に導入する必要はありません。複数のツールに別々にログインする手間がなくなり、データ管理もしやすくなる点もメリットです。

・生産性アップ
状況にあわせて柔軟なコミュニケーション手段を選択できることで、生産性の向上が期待されます。例えば社員同士の気軽なやり取りにはチャットを使うことで「お疲れ様です」「以上、よろしくお願いします」などのかしこまった文章を省きます。

プライベートでLINEを使っているような感覚で情報共有ができるので、社員のストレス軽減にも効果が期待できるでしょう。

・働き方改革にも有効
相手の状況に合った最適な手段でコミュニケーションを取れるため、働き方改革にも有効です。インターネットがあれば電話、チャット、ビデオ通話などのすべての機能が利用できるため、テレワークやリモートワークなど時間や場所にとらわれない働き方を実現します。

テレワーク時代を支えるクラウドPBX

新型コロナウィルスの影響により、都市部を中心に一気に普及したテレワーク。これをきっかけに、これからは従業員全員がオフィスに出勤し働くのではなく、テレワークやサテライトオフィスなどの多様な働き方をする時代に移り変わると見られています。

企業が多様な働き方へ対応することは、優秀な人材の離脱を防ぐ意味でも重要です。これまでは結婚、出産、介護、配偶者の転勤などによって会社を辞めざるを得なかった社員も、テレワークによって働き続けることが可能になります。

クラウドPBXがテレワークに適している理由

テレワークにおける社員同士のコミュニケーション手段を確保するため、クラウドPBXを導入する企業が増えています。ここではクラウドPBXがテレワークに適している具体的な理由を解説します。

・UC機能が多様なコミュニケーションを実現する
メール・電話・チャットなどあらゆるコミュニケーション手段が統合されたUC機能により、お互いの状況に最適な方法でコミュニケーションを取ることができます。ツールがまとまっているためデータ管理がしやすいのも特徴です。

・インターネット回線があれば内線通話が無料となる
インターネットを使用するクラウドPBXは場所を問わず内線が無料です。当然海外に滞在中の相手でも時間を気にせず通話できます。コスト削減はもちろんリモートワーカーとのコミュニケーションにもクラウドPBXは最適です。

・個人のスマホを業務用に使用できる
クラウドPBXでは社員のスマホを業務用電話として扱うことができます。これまでのビジネスフォンと同じ機能がスマホで行えるメリットは大きいです。内線通話や会社番号を用いて発信することも可能なので、場所を問わず業務を行うテレワークに適しています。

・工事不要ですぐ導入できる
今回のコロナウイルスで突然テレワークが必要となったケースでも、クラウドPBXなら工事が必要ないためすぐに導入できます。またユーザーの追加はブラウザ上で簡単に設定できるため、柔軟にテレワークの拡大・縮小にも柔軟に対応できます。

こちらの記事ではクラウドPBXと働き方改革の関係について解説しています。ぜひご参考ください。

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WRITER

トラムシステム(株)メディア編集担当 鈴木康人

広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画/運営と多岐に携わり、2017年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信/音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。


UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。

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