ビジネスフォンの新規導入に意味はない！中小企業こそクラウドPBXを使う理由｜トラムシステム
企業における電話設備の導入で、現在ビジネスフォンの利用を検討している担当者も少なくないのではないでしょうか。しかしビジネスフォンの新規導入はおすすめできるものではありません。中小企業こそ「クラウドPBX」を導入するべきです。今回はクラウドPBXをおすすめする具体的な理由について、ビジネスフォンと比較した上で解説します。
目次
ビジネスフォンとは
ビジネスフォンとは、企業における外線通話と内線通話を制御し共有するための電話機を言います。
家庭の固定電話と異なり、複数人で同時利用することが可能な構造となっており、ビジネスで役立つ「内線」や「保留転送」といった機能を備えています。なおビジネスフォンでは「主装置」と呼ばれる、外線と内線をつなぐための交換機（PBX）が必要となります。
企業においてはPBXや電話端末を社内に設置する必要があります。ビジネスフォンについては下記の記事でも解説しているため参考にしてください。
クラウドPBXとは
クラウドPBXとは、従来のビジネスフォンにおいて構内に設置されていたPBXをクラウド（インターネット）上のサーバーから提供するサービスです。
インターネットにさえつながっていれば場所を問わず利用することができ、社内にPBXを導入する必要はありません。当然ビジネスフォンと同じ機能が備わっており機能面で劣ることもありません。
また、これまでのビジネスフォンではPBXと固定電話を電話配線でつなぐことしかできませんでしたが、クラウドPBXはスマートフォンやパソコン、タブレットも内線用の子機として使用することが可能です。
スマートフォンの内線化により、営業先や出張先、社員の自宅など場所や距離に関係なく無料の内線通話をおこなうことができ、通信料のコストカットにつながります。
PBXの詳細については下の記事も参考にしてください。
中小企業がビジネスフォンではなくクラウドPBXを選ぶ理由4つ
中小企業で使用する際、なぜビジネスフォンではなくクラウドPBXがより優位なのか、その具体的な理由について解説します。特に価格面や導入のしやすさにおけるメリットは大きなものです。
１．工事不要・短期間で電話設備の構築が出来る
迅速に電話設備の構築をおこなえる点がクラウドPBXのメリットです。
新規事業の立ち上げにおいては、事務的な手続きを含め多くのやるべき作業が発生します。電話やインターネットサービスの設備構築に関しては業務に直結する部分であるため、早めに手をつけたいところです。特に電話番号に関しては法人登記や、代表番号を公開する際に必要となるため、速やかに取得することが大切です。
従来のビジネスフォンを導入する場合、PBXの設置や配線などの各種工事が必要となり、要する期間は1ヶ月以上となるケースも少なくありません。ビジネスフォンでは工事業者との打合せや費用など、手間とコストのかかる点がデメリットです。一方、クラウドPBXは工事が不要のため、契約手続きから最短1週間で導入することができます。
２．事業拡大時の柔軟性が高い
将来的な事業の拡大・縮小を検討する場合、最大接続数が限定されていることが多いビジネスフォンでは実用性に欠けるといえます。今の経営状態が今後5年、10年変わらず続くかどうかはわかりません。例えば、今後別の事業所を設けることになった場合は、現地のオフィスに新たにPBXを設置する必要があり、その際の手間とコストがかかります。
クラウドPBXの場合、ブラウザの設定画面からユーザー数や機能を柔軟に変更することができます。（ベンダーによる最大契約数が設けられている可能性もあります）インターネットにさえつながってさえいれば通話が可能なため、オフィス移転時にも電話番号は変わらず、そのまま移行できる点もメリットです。
３．運用・保守に専門知識がいらない
通常、企業が自社内に保有するシステムの保守（定期点検やソフトウェのアップーデート、トラブル対応など）は、専門の人材を雇用し、一定のコストをかけて行う必要があります。
クラウドPBXでは、システム（PBX）の運用・保守はベンダーが行うため、企業は自社で専門知識を持つ人材を確保する必要がありません。システムのアップデートや最新のセキュリティ対策、トラブル対応などはすべてベンダー側で対応してくれるため、専門知識がなくても安心して利用可能です。
４．災害対策（BCP対策）になる
地震や台風といった自然災害はいつ起きるかわかりません。特に日本は地震の国といっても過言ではないほど頻繁に地震が発生します。もし大きな地震が起きて電話機器が損壊した場合、機器の買い換えや新たな設備投資が必要となり復旧まで時間がかかります。
PBXがクラウド上にあり、オフィスに物理的な設備がないクラウドPBXなら、災害によって機器が破損する心配はありません。インターネット回線さえあれば通常の電話業務が行えるため、仮にオフィスのインターネット通信が切断されたとしても、自宅のWi-Fiを利用して社員が在宅で業務をすることができます。
クラウドPBXはただの電話ではなく、これからの時代に必要なコミュニケーションツール
クラウドPBXには、従来のオンプレミス型PBXやビジネスフォンのデメリットを解消し、さらに在宅勤務（テレワーク）などの現在の働き方を行う上で必要な機能を搭載した、全く新しいコミュニケーションツールです。
これまでオフィスの電話機として主流であったビジネスフォンは、「仕事は会社で行うもの」「社員は毎日お互いに顔を合わせる」といった考えの元に構築された電話設備であるため、これからの新しい働き方に対応できない部分があります。
ビジネスフォンからクラウドPBXへの乗り換えには多少の手間やコストはかかりますが、スマホ内線化や電話設備のスリム化、その他の便利機能など、クラウドPBX導入によるメリットは大きいです。
電話設備は一度導入すると5年、10年と使い続けるものであるため、導入時点の業務のやり方のみならず、将来どのようなコミュニケーションツールが必要であるかも考えることが大切です。
こちらの記事では、クラウドPBXの具体的な導入手順について解説しています。ぜひあわせて参考にしてください。
まとめ
クラウドPBXは、従来のビジネスフォンをさらに実用的、かつ効率的にした新しいコミュニケーションシステムです。これからオフィスの電話設備の構築やリプレイスを検討している方は、ぜひクラウドPBXの導入を検討してください。
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WRITER
トラムシステム（株）メディア編集担当 鈴木康人
広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画／運営と多岐に携わり、２０１７年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信／音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。
UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。
