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2021.06.15

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ビジネスフォンの新規導入に意味はない丨中小企業こそクラウドPBXを使う理由|トラムシステム

企業における電話設備の導入で、現在ビジネスフォンの利用を検討している担当者も少なくないのではないでしょうか。しかしビジネスフォンの新規導入はおすすめできるものではありません。中小企業こそ「クラウドPBX」を導入するべきです。今回はクラウドPBXをおすすめする具体的な理由について、ビジネスフォンと比較した上で解説します。

ビジネスフォンとは

ビジネスフォンとは、企業における外線通話と内線通話を制御し共有するための電話機を言います。

家庭の固定電話と異なり、複数人で同時利用することが可能な構造となっており、ビジネスで役立つ「内線」や「保留転送」といった機能を備えています。なおビジネスフォンでは主装置と呼ばれる、外線と内線をつなぐための交換機(PBX)が必要となります。

企業においてはPBXや電話端末を社内に設置する必要があります。ビジネスフォンについては下記の記事でも解説しているため参考にしてください。

クラウドPBXとは

クラウドPBXとは、従来のビジネスフォンにおいて構内に設置されていたPBXをクラウド(インターネット)上のサーバーから提供するサービスです。企業においては2013年~2014年頃に導入されはじめた比較的新しいサービスです。

インターネットにさえつながっていれば場所を問わず利用することができ、別途社内にPBXを導入する必要はありません。当然ビジネスフォンと同じ機能が備わっており機能面で劣ることもありません

またこれまでのビジネスフォンではPBXと固定電話を配線でつなぐことしかできませんでしたが、クラウドPBXにおいてはスマートフォンも繋げることができ、内線用の子機として使用することが可能です。スマートフォンを使用することで距離に関係なく内線通話をおこなうことができ、また通話料も無料となるため通信料の節約に役立ちます。

PBXの詳細については下の記事も参考にしてください。

中小企業がビジネスフォンではなくクラウドPBXを選ぶ理由4つ

中小企業で使用する際、なぜビジネスフォンではなくクラウドPBXがより優位なのか、その具体的な理由について解説します。特に価格面や導入のしやすさにおけるメリットは大きなものです。

1.工事不要・短期間で電話設備の構築が出来る

迅速に電話設備の構築をおこなえる点がクラウドPBXのメリットです。

新規事業の立ち上げにおいては、事務的な手続きを含め多くのやるべき作業が発生します。電話やインターネットサービスの設備構築に関しては業務に直結する部分であるため、はやめに手をつけたいところです。特に固定電話番号に関しては「法人登記」する際や「代表番号を公開」する際に必要となるため、速やかに取得することが大切です。

従来のビジネスフォンを導入する場合、PBXの設置や配線などの各種工事が必要となり、要する期間は1ヶ月以上となるケースも少なくありません。ビジネスフォンでは工事業者との打合せや費用など、手間とコストのかかる点がデメリットです。一方クラウドPBXは工事が不要のため、契約手続きから最短1週間で導入することができます。

2.事業拡大時の柔軟性が高い

将来的な事業の拡大・縮小を検討する場合、最大接続数が限定されていることが多いビジネスフォンでは実用性に欠けるといえます。今の経営状態が今後5年・10年変わらず続くかどうかはわかりません。例えば今後企業が海外進出した場合は、現地のオフィスに新たにPBXを設置する必要があり、その際の手間とコストがかかります。

一方クラウドPBXなら最大接続数が限定されておらず、契約によって柔軟に変更することができます。インターネットにさえつながってさえいれば通話が可能なため、オフィスを移転するような場合であってもスムーズに移行できる点もメリットです。

また働き方改革の推進によってテレワークが増えたケースにおいても、柔軟に接続台数を変更でき、よりスムーズにテレワークを導入することにも役立ちます。電話設備は一度導入すると5年、10年と使う設備であるため、将来的な利用想定を立てることが重要です。

3.運用・保守に専門知識がいらない

クラウドPBXは専門知識がなくても円滑に利用することができ、運用にかかる人件費や構築にかかるコストを大幅にカットできるというメリットがあります。

従来のオンプレミス型ビジネスフォンでは、電話システムを自社が保有するネットワーク内に構築する必要があり、PBXをはじめとした電話機などの運用・管理は自社でおこなう必要がありました。

つまり日常的なメンテナンスやソフトウェアのアップデートの他、故障対応まで自社でおこなう必要があるため、高度な知識と技術が求められ、そのための専門知識を持つ人物を雇用する必要もありました。

一方クラウドPBXにおいてはベンダーがすでに保有する電話システムを使用するため、自社内でシステムを管理する必要はありません。PBXの保守やアップデートはすべてベンダー側で対応してくれます。

4.災害対策になる

地震や台風といった自然災害はいつ起きるかわかりません。特に日本は地震の国といっても過言ではないほど頻繁に地震が発生します。もしも大きな地震が起きて機器が損壊した場合、機器の買い換えや新たな設備投資が必要となり復旧まで時間がかかるのです。その点がオンプレミス型ビジネスフォンのデメリットです。

一方クラウドPBXはオフィスに主装置を置く必要がなく、インターネット回線さえ復旧すれば業務を再開することができます。津波があった場合でもBYODを導入した企業なら、各従業員がスマートフォンの管理さえ各自でおこなっていれば浸水被害の心配もありません。災害対策として活かせるのもクラウドPBXのメリットです。

クラウドPBXはただの電話ではなく、コミュニケーションツールである

クラウドPBXをただの電話と考えている方も多いかもしれません。しかし、働き方改革以降テレワークを導入する企業が増えた現在、電話さえあれば仕事ができるという状況ではありません。

業務効率化ツールを積極的に導入する企業においては、チャットを使ったコミュニケーションは一般的であり、離れた場所にいる社員や顧客との打合せにはWeb会議やテレビ会議を用いることはもはや常識となりつつあります。

ビジネスフォンは「仕事は会社でやること」「実際に顔を合わせるFace-to-faceのコミュニケーションが基本」という従来の考えに則った電話設備であるため、新しい働き方に対応できない部分が多いのです。

チャットやビデオ通話など従来のビジネスフォンにはないUC(Unified Communication)機能を持つクラウドPBXは、もはやすべての企業が導入すべきサービスです。以上の理由を踏まえた上でもう一度本当にビジネスフォンを導入する意味があるのか考えてみる必要があるでしょう。

下記の記事ではクラウドPBXで実現できる「UC機能」について具体的に解説しています。

多様化するクラウドPBXベンダー

近年クラウドPBXの普及にともない、大小さまざまなベンダーがクラウドPBXのサービスを提供しています。

提供方法に関しては、ひとつのシステム内で複数の企業情報を管理するマルチテナント方式を採用した「SaaS型」や、ひとつのシステム内に自社のみの企業情報を管理するマルチインスタント方式を採用する「PaaS型」があり、それぞれかかるコストやセキュリティレベルは異なるものです。

クラウドPBXのベンダーを選ぶ場合は、基本料金に含まれているサービスやオプション利用料の他、1ユーザーごとの利用料など総合的に判断した上で決めるのが得策です。多くの機能を備えていればより便利に感じるかもしれませんが、不要なものがあってもコストが膨れ上がるだけです。SaaS型とPaaS型の詳細については下の記事でも解説しているので参考にしてください。

まとめ

クラウドPBXがビジネスフォンより、どれだけ実用的かについてわかってもらえたのではないでしょうか。コストをおさえることができ、これからの新しい働き方に柔軟に対応できる点はビジネスフォンではありえないクラウドPBXだけのメリットです。

おすすめの多機能クラウドPBXサービス”UNIVOICE”のご紹介

多くのメリットがあるスマホ内線化をアプリで実現し、手軽な導入と高い拡張性・柔軟性を備えるクラウドPBX。そのなかでも、特におすすめの多機能サービスを紹介しましょう。

UNIVOICE powered by Avayaとは、創業以来3,000社以上の導入実績とリピート率92%を超える電話のプロフェッショナル、トラムシステム株式会社が提供するクラウドPBXです。

– あらゆる企業に対応するスケーラビリティ
– 働き方改革を実現するクラウドPBX
– 高い信頼性と安定性と音声品質

UNIVOICE powered by Avayaは、AWSを利用した強固なプラットフォームによる高い信頼性、99.95%を誇る安定性を持ち、セキュリティ対策も万全です。

外線電話、内線電話、パーク保留、転送、留守電などのビジネスフォン機能はもちろん、インスタントメッセージ、チャット、電話・Web会議、プレゼンスなどのUC(UnifiedCommnication)機能も網羅。

スピーディーな導入、容易な設定変更、ロケーションフリー、そしてシンプルで明快な料金体系で、あらゆるニーズに応えます。

– 在宅勤務のスタッフや多店舗間の電話連絡をスムーズにしたい
– 社員個人のスマートフォンで内線を受けたい
– 電話回線の数を企業成長に合わせて、柔軟にすぐに変更したい
– 固定資産ではなく、サービスとして電話を利用したい

など、これまでの電話の常識を変えるサービスが、UNIVOICE powered by Avayaです。


WRITER

トラムシステム(株)メディア編集担当 鈴木康人

広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画/運営と多岐に携わり、2017年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信/音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。


UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。

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