クラウドPBXや電話システムについてIT・通信のプロが解りやすく解説|voice

ビジネスフォンやクラウドPBXを電話・通信のプロがわかりやすく解説!

\ クラウドPBX資料 /

無料ダウンロード

フリーワード検索

2021.03.18

クラウド電話とは?クラウド型電話機のメリット・機能を紹介|トラムシステム

クラウド上のPBXを利用して通話するクラウド電話。ビジネスフォンと同じく内線通話や保留・転送などの機能を有しているだけでなく、クラウド電話ならではの機能やメリットがあります。この記事では、ビジネスフォンとの違いやメリット・デメリット、クラウド電話が活用シーンについて説明します。

サムネイル画像

クラウド電話とは

クラウド電話とは、クラウド上にあるPBX(主装置)を通じて通話を行うシステムです。

クラウド電話では、サービスを提供している業者(ベンダー)と契約し、そのベンダーが構築したクラウド環境にインターネットを通じてアクセスし、通話を行います。従来のオンプレミス型の主装置と同様に内線同士の通話や外線転送機能などを備わっている他、クラウドならではのメリットもあります。

ビジネスフォンとの違い

オフィスに物理的な機器を設置して利用するビジネスフォンと異なり、クラウド電話ではインターネット回線があれば利用できます。

また、インターネットを通じてPCや従業員個人が所有するスマートフォンなども電話機として利用することができ、個人用の端末を用意する必要がありません。その他、インターネット回線を利用することで従来のビジネスフォンでは実現できなかった業務をサポートする便利機能を利用することができます。

クラウド型電話機のメリット

クラウド電話のメリットについて導入面、運用面、機能面の3つに分けて整理しましょう。

導入時のメリット

・導入期間が短い
契約後短期間でクラウド電話を利用開始できます。ビジネスフォンでは、主装置を社内に設置し配線工事で電話回線を敷設し、主装置と固定電話を電話回線で接続します。
一方、クラウド電話はクラウド上のPBXを利用し、IPネットワークで接続するため、電話回線の配線工事や設置スペースの確保、ソフトのインストールが不要です。

・専用の電話機の用意が不要
ビジネスフォンでは主装置と専用の電話機の用意が必要でした。クラウド電話ではインターネットへ接続できる端末であれば電話機として利用できます。
社員のスマートフォンやソフトをインストールした社内PCも電話機として活用できるため、専用の電話機を用意するコストを削減できます。

運用時のメリット

・電気代、メンテナンスが不要
ビジネスフォンでは、社内に主装置を設置していたため電気代や主装置の点検や整備といったメンテナンスが必要でしたが、クラウド電話ではサービスを提供するベンダーがそれらの管理を行うため、定期的なメンテナンスコストを省くことができます。

・事業拡大や縮小に柔軟に対応できる
主装置は設計段階で外線数・内線数に上限があり、社員数の増加や企業規模の拡大に伴い主装置の買い替えを検討する必要がありました。クラウド電話は、契約する回線数や利用機能の変更がWebブラウザ上で簡単に行えるため、設定変更に伴うコストを削減できます。

機能面のメリット

・会社の代表番号で発信・着信が可能
外出先であっても会社の代表番号で発信・着信できるため個人の携帯電話の番号を相手先に知られる心配がありません。外出が多い営業担当者や在宅勤務者など多様な働き方に併せることが可能です。

・保留転送が外出先の端末にも出来る
ビジネスフォンを利用している場合、外出中の社員宛てに電話があった時には帰社した後に再度かけ直す必要がありました。一方、クラウド電話では社員が外出中であっても事務所内で通話を保留し外出先の社員に転送することができます。

・インターネットがあれば内線通話は全国で無料
クラウド電話はクラウドPBXに接続できる電話同士の通話ができるため、インターネット回線に繋がってさえすれば、外出先や海外拠点とでも内線通話が利用できます。社員の海外出張が多い企業や海外拠点とのやり取りが多い企業にとって、通信コストの削減に繋がります。

・UC機能が利用できる
UC(Unified Communication)とは、電話、メール、チャット、Web会議など近年多様化してきたコミュニケーションツールを統合し、状況に応じて使い分けることができるシステムです。クラウド電話ではこのUC機能を利用することにより、電話をしながらメールで資料を送付したり、相手の在席状況に応じてチャットで連絡を行ったりと、業務効率化が期待できます。

クラウド電話のデメリット・注意点

コスト削減や業務効率化など多くのメリットが期待できるクラウド電話ですが、デメリットもいくつかあります。

運用時のデメリット

・ランニングコストがかかる
クラウド電話に利用するクラウドPBXは、利用人数や機能に応じて料金が上下する料金体系であることがほとんどです。初期費用やメンテナンス費用、海外拠点との内線通話などに注目するとコスト削減が期待できる一方で、利用人数の多い企業などではIP-PBXやオンプレミス型の主装置を購入またはリースした方が安くなる場合もあります。

機能面のデメリット

・接続できない電話番号がある
クラウド電話は緊急電話番号の警察(110番)・消防(119番)や一部のフリーダイヤルに発信ができません。導入する際には発信ができない番号をあらかじめ確認する必要があります。

・音質がネットワーク回線に依存する
クラウド電話の場合、音声の品質がネット環境に左右されます。社員の一人がインターネット上のサーバーと高トラフィックの通信を行なっていた場合、ネットワーク回線のトラフィック輻輳し音声の品質が劣化する可能性があります。
導入の前にはインターネット回線や社内のネットワークの帯域が十分であるか確認しましょう。

・セキュリティリスクの増加
インターネット回線を通じて通話を行うクラウド電話では、電話回線を利用する従来型のビジネスフォンと比較してウイルス感染や不正アクセス等のセキュリティリスクが増加します。そのため、暗号化やセキュリティツールの導入などの対策が必要です。

・停電時に利用ができない
停電時、クラウド電話はネットワーク機器が稼働しなくなるため、インターネットに接続できなくなり、IP電話機やPCを利用したソフトフォンは通話ができません。なお、スマートフォンやタブレット端末であれば、携帯電話の電波を利用し通話することができます。

このような場合はクラウド電話がおすすめ

メリット・デメリットのあるクラウド電話ですが、具体的にどのようなケースでの導入が適しているのでしょうか。クラウド電話を導入することによる大きな効果が期待できるケースを紹介します。

オフィスの移転予定である

NTTの電話番号の場合、NTT局外へ移転すると電話番号が変わってしまいます。クラウド電話は局外へ移転しても現在利用している番号を引き続き利用することが可能です。会社の電話番号の変更は、名刺やパンフレットの書き換え、社員や顧客への周知などコストがかかるため、将来的にオフィスを移転する予定のある企業はあらかじめクラウド電話を導入しておくことでこれらのコスト削減が期待できます。

海外に支店がある、または出来る予定

インターネット回線があれば世界中のどこでも内線電話は無料で利用できるクラウド電話は、海外に支店を既に展開していたり、今後展開する予定である企業におすすめです。

フロアの配置換えが多い・オフィスがフリーアドレス

ビジネフォンでは内線番号と電話機に接続する電話回線が紐付いているため、フロアの配置替えの度に、内線番号が変わったり、電話機の配置換えを行う必要がありました。
電話回線を利用しないクラウド電話では配線工事が不要であるため、社内のどの席に移動しても、同じ電話機を使用し続けることで内線番号はそのまま利用できます。

社員の外出・出張が多い

従来のビジネスフォンでは外出先からの通話は外線扱いとあるため、外線料金が発生します。クラウド電話をではクラウドPBXに接続できる電話端末同士であれば、外出先であっても内線通話として利用できるため、社員の外出・出張が多い企業では通信費削減が期待できます。

頻繁に代表番号から発信する

クラウド電話ではスマートフォンを内線化することにより会社の代表番号の発信が可能です。これにより、外出が多い営業担当者や在宅勤務社からの私物のスマートフォンからでも先方に自分の番号を事前周知することなく利用ができます。

お客様からの着信が多い

コールセンターなどお客様からの着信が多い企業・部署では、コールが集中して電話に出られない恐れがあります。このようなケースでも、クラウド電話では最初にコールセンターに鳴らし、誰も取れない場合は総務部の電話機を鳴らす」といった細かい設定を設けることができ、電話の取りこぼしやそれによる顧客満足度の低下を防ぐことが可能です。
また、自動音声ガイダンスを活用して電話をかけてきたお客様に対し、要件別に各担当部署への鳴らしわけをすることも可能です。

クラウド電話の導入方法

クラウド電話を導入するためには、クラウドPBXベンダーと契約する必要があります。

クラウドPBXベンダーは大小様々なベンダーがあり、それぞれコストや強み、提供しているサービスが異なります。どのようなサービス、機能が必要なのかという要件定義をしっかりを行い、自社にあったベンダーを選ぶことが重要です。

クラウドPBXベンダーを選ぶポイント

ベンダー選びのポイントは主に以下のつです。

1.会社規模・利用人数
2.利用する機能
3.ベンダーの導入実績
4.コスト
5.電話番号が維持できるか

上記のポイントにそって複数のベンダーを比較し、無料トライアルなどで使い勝手や音声品質に問題がないかを確認してから導入しましょう。

詳しい選び方についてはこちらの記事で解説していますので、ぜひ合わせてご覧ください。

ビジネスフォンからクラウドPBXの移行はできる?

現在ビジネスフォンを利用していて、リース契約の満期や主装置などの経年劣化を機会にクラウドPBXへ乗り換えを検討される企業も多くあります。

ビジネスフォンからクラウドPBXへの移行時の注意点は、電話番号の移行です。

今利用している番号がそのままクラウドPBXへ引き継げるかどうかは、使用している回線の種類やベンダーのサポートによります。引き継ぎができなかった場合には、新しく番号を取得する必要があるため、事前にベンダーや利用している通信キャリアに相談することをおすすめします。

まとめ

インターネットに接続できる端末であれば世界中のどこに居ても利用できるクラウド電話は、コスト削減や業務効率化などのメリットが期待できる一方で、セキュリティリスクや緊急時の対応などを考慮する必要があります。業務内容の特徴の把握した上で、クラウド電話のメリットを最大限活かすことができるかどうかを検討しましょう。

おすすめの多機能クラウドPBXサービス”UNIVOICE”のご紹介

多くのメリットがあるスマホ内線化をアプリで実現し、手軽な導入と高い拡張性・柔軟性を備えるクラウドPBX。そのなかでも、特におすすめの多機能サービスを紹介しましょう。

トラムシステム画像

UNIVOICEとは、創業以来3,000社以上の導入実績とリピート率92%を超える電話のプロフェッショナル、トラムシステム株式会社が提供するクラウドPBXです。

– あらゆる企業に対応するスケーラビリティ
– 働き方改革を実現するクラウドPBX
– 高い信頼性と安定性と音声品質

UNIVOICEは、AWSを利用した強固なプラットフォームによる高い信頼性、99.95%を誇る安定性を持ち、セキュリティ対策も万全です。

外線電話、内線電話、パーク保留、転送、留守電などのビジネスフォン機能はもちろん、インスタントメッセージ、チャット、電話・Web会議、プレゼンスなどのUC(UnifiedCommnication)機能も網羅。

スピーディーな導入、容易な設定変更、ロケーションフリー、そしてシンプルで明快な料金体系で、あらゆるニーズに応えます。

– 在宅勤務のスタッフや多店舗間の電話連絡をスムーズにしたい
– 社員個人のスマートフォンで内線を受けたい
– 電話回線の数を企業成長に合わせて、柔軟にすぐに変更したい
– 固定資産ではなく、サービスとして電話を利用したい

など、これまでの電話の常識を変えるサービスが、UNIVOICEです。


WRITER

トラムシステム(株)メディア編集担当 鈴木 康人

広告代理店にて、雑誌の編集、広告の営業、TV番組の制作、イベントの企画/運営と多岐に携わり、2017年よりトラムシステムに加わる。現在は、通信/音声は一からとなるが、だからこそ「よくわからない」の気持ちを理解して記事執筆を行う。


UNIVOICEが東京MXの「ええじゃないか」という番組に取り上げられました。

注目記事Recommend Post

  • IT導入補助金とは丨概要・申請期間・申請方法・対象などを解説

  • 【ブログ】成功するテレワークへの道④具体的な取組みと効果(現場編)

  • CTIとは?コールセンターを効率化する機能とシステムの選び方